Webshop met koppelingen laten maken: één voorraad, geen overtypwerk.

Welke koppelingen een webshop meestal nodig heeft

Een boekhoudkoppeling zet orders, betalingen en btw door naar je boekhoudpakket. Een verzendkoppeling maakt labels uit je orders en stuurt de track-and-trace naar de klant. Een kassakoppeling houdt de voorraad gelijk met je fysieke winkel. Een marktplaatskoppeling zet producten op bol en haalt de orders op. En een productfeed toont je assortiment in Google Shopping en de catalogus van Meta.

Daarnaast gaan klant- en ordergegevens naar je e-mailprogramma, zodat flows weten wie wat kocht. Niet elke shop heeft alles nodig. Een starter zonder winkel en zonder bol heeft genoeg aan boekhouding en verzending.

De productfeed wordt vaak vergeten. Google en Meta lezen titel, prijs, voorraad, EAN en afbeelding uit je shop. Ontbreekt een veld of klopt de voorraad niet, dan keuren ze producten af en lopen je advertenties stil. Een goede feed haalt alles uit dezelfde productdata als je webshop, zodat je niets dubbel bijhoudt.

App of plugin, API of middleware

Een app (Shopify) of plugin (WooCommerce) installeer je met een paar klikken. Snel en goedkoop, maar je bent afhankelijk van de maker en elke app voegt code of een abonnement toe. Een directe API-koppeling is maatwerk: een script dat twee systemen rechtstreeks verbindt, bijvoorbeeld met de voorraadlijst van je leverancier.

Middleware zoals n8n, Zapier of een channel-manager verdeelt gegevens tussen meerdere systemen. Dat loont zodra drie of meer systemen dezelfde gegevens nodig hebben. Onze vuistregel: eerst een bestaande app of plugin, pas daarna maatwerk. Werk je op Shopify, lees dan Shopify apps en koppelingen.

Eén bron van waarheid voor je voorraad

De meeste fouten ontstaan als twee systemen allebei de voorraad wijzigen zonder van elkaar te weten. Neem een fietsenwinkel met werkplaats, webshop en bol-account. Een binnenband wordt in de winkel verkocht, op bol besteld en in de werkplaats gebruikt. Houden kassa, webshop en bol elk een eigen getal bij, dan verkoop je vroeg of laat iets dat er niet meer is.

Daarom kiezen we welk systeem de baas is: de webshop, de kassa of een voorraadprogramma. De andere kanalen lezen dat getal en melden elke verkoop terug. Omdat sommige koppelingen maar eens per kwartier bijwerken, stellen we per kanaal een kleine buffer in, zodat bol het laatste exemplaar al offline haalt.

Die afspraken leggen we vast in een schema van één pagina: welk systeem de voorraad bepaalt, welke koppeling wat doorstuurt en waar een medewerker een correctie invoert na een telling of een beschadigd product.

Platform, kosten en overdracht

Shopify en WooCommerce koppelen allebei met de bekende boekhoudpakketten, met Sendcloud en MyParcel en met bol. Bij Shopify lopen koppelingen via apps uit de gecontroleerde app store. Bij WooCommerce heb je meer vrijheid, maar ben je zelf verantwoordelijk voor plugin-updates en de server. Twijfel je, lees dan Shopify of WooCommerce.

In Shopify Pro (€2.497, 3 weken) zitten de koppelingen met boekhouding en verzendlabels. Maatwerk, zoals een leveranciersfeed of kassakoppeling, valt onder Workflow-automatisering, vanaf €497, met een vaste prijs na de scan. Reken op €30 tot €100 per maand aan platform- en appkosten. Elke koppeling leveren we op met documentatie en accounts op jouw naam.